ажно убедиться, что ваша профессиональная сеть знает, как продвигается проект, и всегда работает в одном направлении. Электронные письма с обновлениями помогают обеспечить постоянный контакт с вашей сетью — командами или заинтересованными сторонами.
В этой статье мы собрали советы и несколько примеров шаблонов писем с обновлением проекта о том, как написать электронное письмо для обновления статуса реализации проекта, чтобы помочь вам сократить время, необходимое для их подготовки.
Что такое электронные письма с обновлениями проекта?
Письмо с обновлением проекта — это электронное письмо, которое вы регулярно отправляете членам команды, менеджерам, заинтересованным сторонам или клиентам, содержащее информацию о текущем статусе проекта. Письма с обновлением проекта используются для общения с командой во время реализации проектов, особенно в сфере ИТ и агентств.
Письмо с обновлением статуса позволяет всем участникам коммуникации по проекту разделить ответственность за его реализацию, понять, насколько они близки к достижению цели, а также вовремя отслеживать риски и возможные проблемы.
Если проект разрабатывается по заказу клиента, то рассылка по электронной почте позволяет увидеть ход выполнения работ, оценить сроки и рассчитать бюджет.
Письма с обновлениями проекта также называются обновлениями статуса или электронными письмами с обновлением статуса.
Какое последующее электронное письмо?
Последующие письма — это другой тип профессиональной электронной почты. Последующие письма отправляются для запроса текущего статуса проекта, уточнения деталей предстоящей встречи и получения ответа клиента на предложение.
Когда вы руководите проектом и несете за письмо с отзывом о работе сотрудников. что это такое, когда его отправлять и как писать него личную ответственность, а ваш сотрудник или поставщик на какое-то время исчезает, вполне допустимо начать немного беспокоиться.
Для обновления статуса проекта и получения необходимых подробностей не стесняйтесь спрашивать — подготовьте последующее письмо. Последующее письмо удобно, если у вас есть крайний срок, который нужно соблюсти. Вы также можете использовать этот формат, если что-то неясно в предыдущем письме или если вы хотите услышать отзыв от клиента.
Зачем отправлять обновления проекта
Вы выстраиваете коммуникацию с теми, к база данных австралии о работает с вами над проектом, поэтому основная цель электронного письма — донести ключевые аспекты и конкретные детали проекта и мотивировать на дальнейшее сотрудничество.
Причины отправки электронного письма с обновлением статуса проекта:
- коммуникация проекта;
- укрепление отношений с вашей командой, руководством, клиентами и заинтересованными сторонами;
- обеспечить прозрачность информации о проекте;
- регулярно сообщать о ходе выполнения процесса;
- показать обновления бюджета;
- составьте список предстоящих задач.
Еще одна важная причина регулярной рассылки обновлений по электронной почте — это необходимость убедиться, что все знают свои сроки и проект будет завершен вовремя.
Советы по написанию эффективного электронного письма с обновлением проекта
Каждое обновление электронной почты будет отличаться в зависимости от специфики проекта и предполагаемых получателей. Попробуйте использовать эти лучшие практики, чтобы учесть все эти особенности и сделать коммуникацию эффективной.
Соберите информацию для обновления статуса
Если ваша задача — писать регулярные письма с обновлениями, постоянно собирайте информацию о ходе проекта. У вас должна быть примерная структура письма и понимание того, какие данные вам понадобятся, чтобы сэкономить время на их поиск при подготовке.
Понять, кто будет получателем этого обновления статуса
Письма для членов команды разработчиков и обновления проекта для инвесторов будут отличаться по содержанию и подаче информации. Частота отправки обновления статуса проекта также может зависеть от получателя. Например, команда должна делать еженедельное обновление, а для клиента достаточно отчитываться о результатах раз в месяц.
Напишите электронное письмо просто и ясно
Если вы хотите, чтобы ваше письмо прочитали, пишите только важную информацию, будьте максимально конкретны, дайте необходимые детали и структурируйте текст. Используйте единый стиль общения во всем письме.
Модульная конструкция электронной почты позволяет создавать сообщения гораздо быстрее благодаря повторно используемым модулям, которые можно комбинировать и редактировать. Чтобы упростить создание структурированных писем, попробуйте редактор Stripo . В нем вы можете использовать модульную конструкцию электронной почты .
Сделайте свое электронное письмо визуально привлекательным
Все числа и данные, которые можно представить в виде диаграмм или других визуальных элементов, давайте сделаем это таким образом. Целью обновления электронной почты является не просто сбор множества скучных цифр, а демонстрация прогресса проекта.
В примере ниже вы можете увидеть, как легко создать сводку в цифрах, используя определенный модуль в шаблоне электронного письма в Stripo, а затем регулярно ее обновлять.
Используйте готовые смарт-шаблоны или создавайте свои собственные
Найдите готовый шаблон статусного письма и измените его, чтобы он соответствовал необходимой вам информации. Или создайте свой шаблон письма со всеми необходимыми вам модулями. Регулярная отправка обновлений проекта в одном и том же формате облегчит их изучение получателями — они всегда будут знать, где и какая информация находится.
В Stripo вы можете сохранить шаблон и отдельные блоки и использовать их со следующими письмами. Например, модули заголовка и нижнего колонтитула будут одинаковыми для всех писем, независимо от получателей.